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  • 如何提高商务英语写作水平?

    随着国际商务活动的日益频繁,商务英语写作愈发凸显其重要性。掌握商务英语写作的一般规律和特点、写作形式、写作方法对于从事商务工作的人来说具有十分重要的意义,只有明确了写作特点、写作形式,才能在写作方法运用上做到有的放矢。

    一、商务英语写作特点

    有别于传统的英语写作,商务英语写作作为一种语言技能和交际技能,其写作特点亟需明确。

    文字准确具体。商务英语写作不同于一般随性的英语写作,哪怕一个单词或一句话意义模糊,就有可能给企业公司带来无法估量的损失。因此,商务英语写作用词要准确、具体,语义应清晰明了,包括词语的内涵和外延都应该明确,不使用笼统、含糊、似是而非的词语。引起误解或误导的词语一律不能出现在商务英语写作中。例如,外贸公司需供应一批家具,应在订购单上明确标明出具的是哪种具体的家具,是table还是chair,而不能简单地用furniture一词表达。这就要求写作者进行商务英语写作时,首先应该明确写作目的和写作意图,对要写的内容非常清楚。只有思路清晰的人,才能准确具体地表达写作者的思想和意图。

    语言简明扼要。商务英语写作与一般的记叙文、描述文不同,它不需要大量的修辞和华丽的词藻来增强其写作效果。毫无意义的词藻堆砌或过多的修辞反而给商务文函带来负面影响。商务英语写作中的语言应当力求简练,意义相近或重复的词尽量避免,杜绝一切冗词废话。例如,They have produced a new and original merchandise一句,neworiginal的意义相近,是不必要的重复,应将a new and删除。不言自明之词也不应该出现在写作中,例如,The factory was founded in the year of 1889 一句,1889指年份,因the year of就显得多余,应当删除。 另外,为了使句子更加简洁,能用词组表达的就不用从句、复合句,能用单词表达的就不用短语词组。例如,The employee with ambition is likely to get results that are great 一句, 词组with ambition和从句that are good可以分别用ambitiousgreat来代替,从而改为 The ambitious employee is likely to get great results ,使句子变得更简洁。

    行文果断流畅。商务英语写作时语气坚定、态度明确、用词准确、语句简练、行文果断流畅更是其基本要求。忌使用犹豫、畏缩和模棱两可的词语、句子,写作时不应出现意义模糊的词,态度不明确甚至胆怯、畏缩的用语也应避免。例如,It seems that you have forgotten to put your personal data in the records 一句,it seems that you have forgotten to ……这样的话就显得态度不够果断和坚决,应当删除。

    总之,优朗小编认为态度明确,表述坚定,语气坦率,用词准确,语句简洁,这是对商务英语写作的基本要求。

    二、商务英语写作形式

    商务英语写作形式比较多,商务信函、会议报告、商务评论、会议通知等都会用到。但最常见的主要有便笺、备忘录、商务书信、商务邮件、商务报告5种形式。

    商务便笺

    便笺,即我们常用的留言条,在商务企业多用于熟悉的同事之间。其书写格式、语气措辞都比较简单随意。口语常用词汇用的较多,句子结构也不太复杂,三言两语把事情交待清楚即可,常常出现省略现象。便笺基本的格式主要由称呼、主要内容、日期和签名几部分组成。 日期不必具体到年月日,可以直接写星期几上午或下午,或者几点钟等。和汉语便笺日期的位置不同,商务便笺应将日期写在右上方。收件人的称呼可以不写,也可以Dear开头。结尾不必写诸如“Yours sincerely”这样的祝词,但必须署名。

    商务备忘录

    不同于我们常用的手机备忘录,商务备忘录是一种“录以备忘”的记事性文书,仅限于企业或公司内部各部门、各员工之间的非正式交流,而不能用于公司或企业之间的相互来往。其目的主要在于发布通知、传递信息、解释政策、说明工作程序、提出行动要求,起到提醒事务的作用。商务备忘录涉及的一般都是一些需要迅速处理的事情,属于随用随写的文件。因此,行文要求清晰简练、客观明白。备忘录比较统一的格式是:接收人(To)、发出人(Form)、主题(Subject)、日期(Date)和具体内容(Message),写作顺序从左边顶格开始。备忘录属于非正式文体,所以写作用语趋向口语化,具体内容不必写称呼和信尾祝词,也不必在结尾签名,只需把事情交待清楚即可 。一般来说,一份商务备忘录只陈述一个主题事件。

    商务书信

    商务书信和一般英文书信格式相似,由信头(heading)、封内地址(inside address)、称呼(salutation)、正文(body)、结尾祝词、签名几部分构成。需要说明的是,商务书信的签名要有写信人的签名,还要求签署写信人的职位、所在公司的名称等重要信息,商务书信内容广泛,涉及到邀请函、求职、推荐信、道歉、感谢、广告宣传、调查报告、新产品公告、作进程报告、销售报告等。但无论是哪种信件,目的如何,都必须遵循一条基本原则:必须让读信人有意愿去读你的信,相信你的话,做你希望他做的事,这样,你写这封商务书信的目的才算实现了。

    商务邮件

    一封好的商务邮件,首先要有一个简洁明了的标题。邮件标题是让对方快速了解邮件用途的第一重要信息,不管对方决定立即打开,还是决定过会儿在看,或者果断删除,一个好的标题都能让收件人留下印象,哪怕只是匆匆扫一眼,也会清楚明白并记得写件人讲了什么。商务邮件切忌长篇大论,更不要把重要主题写在段落中间,这样不仅影响自己中心思想的表达,也让对方读起来很费时费力,还容易遗漏重点。因此,最好是以始为终:把结论写在邮件开头,简练语言描述写作核心,以便阅读者快速了解你要表达的重点内容。总之,简洁动词、精炼形容词、明确简短主词、简单主动句是商务邮件写作的四个核心。

    商务报告

    商务报告是商务活动的一种重要交流方式,常用于向上级部门反映情况、汇报工作、提出方案、征求建议等,目的是使员工在较短时间内获取有效信息。常见的商务报告包括工作报告、建议报告、情况报告 、回答问题报告、报送文件物件报告等。一份好的商务报告应该力求简明、清楚、准确,使用合适的语气和恰当的语言,引用相关的有效资料信息,确凿鲜明地陈述事实和数据,使人信服。

    掌握了商务英语写作特点和常见的写作形式,商务写作就会得心应手。商务英语写作水平的提升,还是需要在写作筹划、写作过程中训练,这样商务英语写作才更加准确有效。优朗携手全体教师希望在既有商务培训模式上拓展商务写作的立体化视野,将商务写作基本技能和商务知识合理有机地结合起来,在教学的每一环节精益求精,从而使得学员更切实地在模拟商务环境中提高写作质量。关于商务英语写作课程及更多商务英语培训方面的信息,请关注优朗官网和微信公众号,或致电免费热线400-800-8273详情咨询。

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